每个组织都有一个设施团队，负责维护工作，清洁，安全，停车以及员工和建筑物的安全。他们负责维持组织平稳运行所需的所有后台工作。从负责维护工作到提供临时ID’对于新加入的人员，他们可以使组织中的每个人都变得高效。为了确保由 综合设施管理 团队，他们必须有一个自动化的工作系统。以下是设施管理公司可以在日常活动中自动化工作的几种方法。
集中式Web门户
A 设施管理 团队收到来自各个团队（例如运营，人力资源，培训和供应商）的请求。通过电子邮件和电话来处理每个请求是非常压倒性的。如果每个团队通过一个Web门户向他们发送请求，则对他们进行组织和更有效地管理每个请求将更加容易。
同样，通过Web门户，请求者将知道他们的请求状态。这将是透明的，它将避免不同部门之间的任何冲突，并避免重复请求的机会。
授权请求
工作流管理系统是组织中所有员工的集中式Web门户。如果设施团队需要进行项目以使组织更好地运作，则门户应具有在门户中放置项目详细信息的能力。授权项目工作的当局应有权查看项目的完整细节。门户网站应具有授权或拒绝项目的功能。如果项目工作和成本得到上级部门的批准，他们可以立即开始工作，而不会出现任何延误。有时他们必须继续等待批准。但是，使用高效的门户网站，他们可以发送项目详细信息，成本和项目原因，并且可以在门户中记录项目的所有详细信息。高级管理人员可以访问门户网站以找到项目的完整详细信息，并在考虑授权项目所需的因素后进行授权。
提供安全性和访问
如今，大多数组织都会向进入其办公楼的每个人发放身份证或徽章。没有身份证，没有人有权进入建筑物。发行或打印身份证应该是一个自动化过程。
当有新的培训批次并且发卡ID卡不自动时，设施官员的工作将变得充满挑战。有时，一次约有18至25名员工加入。
为了使身份证发行顺利地流向新员工，应该有一个系统，人力资源团队可以通过该系统将通信发送给设施团队。沟通内容应包括员工人数，员工姓名和培训师’的名字。如果设施官员提前很早就知道了新入职人员，则他们可以提前创建徽章并在新入职人员到达之前做好准备。
供应商和承包商
为供应商提供通行证是设施官员的另一项任务。供应商应事先发送通信，以便设备官员可以准备通行证和身份证。应该为供应商提供门户链接，他们可以在其中发送请求。这将使双方的工作变得容易。
报告安全事件
应该有一个表格，任何主管可以通过该表格报告设施中发生的任何事件。该表格应可通过门户，信息亭或移动设备轻松获得。报告的事件应该在工作流管理工具中可见。这将帮助他们迅速采取行动，并生成有关该场所发生的事件的报告。此外，这还将有助于他们定期进行维护工作，并特别注意发生事故的地方。
自动化系统将提供更好的可视性，并有助于建筑物中系统的平稳运行。自动化系统将使工作效率更高，设施团队可以最大程度地减少过失。
